Schrijven van een Plan van Aanpak

Veel managers zien op tegen het schrijven van een plan van aanpak voor een project. De meest gehoorde klacht is dat het tijdrovend is, maar het is ook lastig om te bepalen wat er in moet en het gewone werk gaat ook gewoon door.

Ik schrijf een PvA in ongeveer 40 uur, met een uitloop tot maximaal 80 uur. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de organisatie en het project.  

Hierbij doorloop ik de volgende stappen:

1.   Verzamelen van alle relevante informatie bij de organisatie (1 tot 2 dagen on site)

2.   Afgeven van een planning voor de rest van het traject

2.   Schrijven van het plan (3 tot 6 dagen off site)

3.   Opleveren van het conceptplan en doorspreken van de hiaten (1 dag on site)

4.   Aanpassen plan en opleveren definitieve versie (1 dag off site)

Kortom: in de meeste gevallen ligt er binnen een week een Plan van Aanpak en kan de projectmanager starten met zijn project.

Om een goed plan van aanpak te schrijven moeten de volgende vragen beantwoord zijn op directie- of managementniveau.

Wat is de scope?

Een project heeft allereerst een van te voren bepaald einddoel.

Natuurlijk kunnen er gedurende een project allerlei mijlpalen bereikt worden, maar dit moet tot het uiteindelijk doel leiden.

Wanneer moet het klaar zijn?

Het einddoel van het project moet binnen een bepaalde tijd gerealiseerd zijn.

Het einddoel moet in een van tevoren gedefinieerd tijdsbestek gehaald worden. Deze tijd kan zowel een harde datum zijn (31 december 2010) als een afhankelijkheid van een ander project (voordat een nieuw product op de markt gebracht wordt).

Het eerste geval is het makkelijkst te controleren en te beheersen, half januari 2011 klaar is te laat.

Het tweede geval is echter een heel andere zaak, bij uitloop van het project moet duidelijk zijn wat de reden hiervoor is en bij een afhankelijke tijdsplanning is dat moeilijk te onderkennen. Deze vorm heeft dan ook niet de voorkeur maar gek genoeg wordt hij wel zeer regelmatig toegepast.

Hoeveel mag het kosten?

Er is een budget om het einddoel van het project te bereiken.

Het realiseren van het einddoel mag niet meer dan een bepaald bedrag kosten. Dit is niet een keiharde eis, maar wordt wel vaak gehanteerd.Het is dus van groot belang om te weten wat we willen realiseren met ons project en hoe we dat gaan doen, hetgeen redelijk evident klink maar vaak wordt vergeten.

Wat zijn de kwaliteitseisen?

Elk project levert producten op en van te voren moet bepaald worden wat de kwaliteitseisen zijn en wat de kwaliteit van de opgeleverde producten moeten zijn.

Kort samengevat: een project bestaat uit de onderdelen tijd, geld, kwaliteit en scope.

Prince 2

Prince 2 is een gestructureerde, generieke methode voor effectief projectmanagement, gericht op het beheerst opstarten, realiseren en afsluiten van projecten met een duidelijke bedrijfs-doelstelling in een klant-leveranciers omgeving. De laatste jaren is Prince2 geworden tot de de facto standaard binnen zowel de publieke als private sector in Engeland en volgt een zelfde weg in Nederland en vele andere landen. De methode is public domain en kan overal vrij toegepast worden.

Moet je voor elk project een PvA schrijven?

Ja, een PvA geeft namelijk structuur, je schrijft op wat je gaat doen, wanneer je dat gaat doen en met welke middelen.

Als je geen PvA schrijft heb je grote kans dat een project een chaos wordt, met als gevolg een ontevreden klant/opdrachtgever.

Moet je voor elk project een volledig plan schrijven?

Nee, je moet zoveel opschrijven als nodig is. Voor een kort project (2 weken o.i.d.) is het in de meeste gevallen niet zinvol om 40 tot 60 uur aan het schrijven van een PvA te besteden. Uitzondering hierop is als een project direct ingrijpt op het primaire proces van een organisatie of een groot afbreukrisico kent.

Voorbeeldplan

Door de jaren heen heb ik een standaard plan ontwikkeld die voor het merendeel van de projecten gebruikt kan worden. Dit plan is gebaseerd op Prince 2.

Concept Plan van Aanpak

Inhoud Plan van Aanpak

1.       Management samenvatting

1.1     Project        

1.2     Doelstelling

1.3     Planning

1.4     Kosten

1.4.1   Investeringskosten

1.4.2   Jaarlijkse kosten

2.       Project beschrijving

2.1     Project        

2.2     Inleiding

2.3     Achtergrond

2.4     Business Case

2.5     Doelstellingen

2.6     Op te leveren producten

2.7     Uitgesloten van het project

2.8     Relaties met andere projecten

2.9     Randvoorwaarden

2.10    Aannames

3.       Project planning

3.1     Netwerk planning

3.2     Beschrijving activiteiten/stappen

3.2.1   Omschrijving

3.3     Tijdsplanning

3.4     Stappen per Activiteit

3.4.1   Maken van initiële keuzes

3.4.2   Schrijven offerte / Goedkeuren contract

3.4.3   Start project

3.4.4   Inventarisatie handhavingsprocessen

3.4.5   Inventarisatie stamgegevens

3.4.6   Vertalen van inventarisaties naar GHS

3.4.7   Schrijven van maatwerk

3.4.8   Bepalen acceptatiecriteria

3.4.9   Inrichten prototype

3.4.10 Testen van prototype

3.4.11 Realiseren opleidingen + opleidingsomgeving

3.5     Inrichten Functioneel en Technisch beheer

3.6     Acceptatie GHS

3.7     Geven van opleidingen

3.8     GHS in productie nemen

3.8.1   Einde project

3.9     Gant chart

4.       Projectorganisatie

4.1     Organogram

4.2     Beschrijving

4.2.1   Stuurgroep

4.2.2   Projectgroepen

4.2.3   Project assurance

4.3     Projectlocatie

4.4     Projectarchief

4.4.1   Algemeen

4.4.2   Locatie

5.       Beheersingsmechanismen

5.1     Aanpassingen / verfijning van het PvA

5.2     Toleranties

5.3     Voortgangsrapportage

5.4     Tijd- en kostenrapportages

5.5     Kwaliteitsrapportages

6.       Logboeken

6.1     Projectrisico log

6.2     Issue Log

7.       Betrokken partijen

7.1     Contact informatie

7.2     Termen en afkortingen

7.3     Betrokken personen

Appendix 1: Kwaliteitsplan

Appendix 2 - Prince 2